Coraz częściej w użyciu występują faktury i dokumenty księgowe w formie elektronicznej. Stosowanie dokumentów elektronicznych daje wygodę i łatwość w ich przeszukiwaniu. Nie musimy też dostarczać papierów w formie „fizycznej”. Jakie warunki musi spełniać faktura aby była fakturą elektroniczną?

• dane dokumentu są w formacie cyfrowym, a ich przetworzenie i wymiana pomiędzy kontrahentami może nastęować natychmiastowo
• dokument zawiera wszystkie dane, które muszą znaleźć się na fakturze,
• otrzymaliśmy akceptacje odbiorcy dokumentu (art. 106 ustawy o VAT) (jeżeli wysyłąmy więcej faktur do tego samego odbiorcy wystarczy jedna akceptacja).

Nie każda faktura wystawiona w formie elektronicznej, jest e-fakturą. Faktury wydrukowane, wysłane i otrzymane w formie papierowej, z definicji nie mogą być fakturami elektronicznymi, nawet jeśli zostay wystawione w systemie lektroniczym. Jednak dokumenty w formie papierowej, które zostaną zeskanowane i przesłane e-mailem są fakturami elektronicznymi. W formie elektronicznej mogą występować także faktury korygujące, faktury wewnętrzne, duplikaty faktur oraz noty.

Faktury elektroniczne można przesłać mailem lub udostępnić na platformie/dysku, do którego odbiorca ma dostęp np. za pomocą loginu i hasła.

Jak przechowywać faktury elektroniczne?

Forma przechowywania faktur elektronicznych zależy od odbiorcy. W ustawie o VAT nie ma regulacji w kwestii przechowywania maili, w których faktury przysłano. Podatnik nie ma więc obowiązku przechowywania maili z fakturami aż do wygaśnięcia zobowiązania podatkowego. Jednym słowem faktury elektroniczne mogą zostać wydrukowane, a mail, którym je przesłano może zostać skasowany, a możemy je także wydrukować i przechowywac także w mailu, którym zostały dostarczone.

Kwestia tego, czy faktury elektroniczne powinno się przechowywać tylko w formie papierowej lub pół na pół, jest bardzo często poruszana w indywidualnych interpretacjach.

Przechowywane faktury muszą być podzielone na okresy rozliczeniowe aby dostęp i wyszukiwanie było proste (art. 112a ustawy o VAT). Mogą być przechowywane za granicą z zapewnieniem dostępu on-line.